Online-Rechnungen mit „qualifizierter Signatur“

Muenzen
Seit dem 01. Januar 2004 muss nach §14 UStG und der EU-Richtlinien 2000/31/EG und 2001/115/EG jede elektronische Rechnung zur Anerkennung beim zuständigen Finanzamt als ordentliche Rechnung nach Signaturgesetz elektronisch signiert sein. Der herkömmliche Weg als vom Aussteller gedruckte Rechnung über den Postweg ist aber natürlich weiter möglich.

Ich habe mal zu dem Thema recherchiert und nachstehende Informationen zusammengetragen. Leider findet man auf den Seiten des Finanzamtes recht wenig zu dem Thema. Andererseits, wenn man so in den verschiedenen Foren zu dem Thema liesst, erkennt man, dass es kaum Klarheit dazu gibt, weder bei den Rechnungs-Erstellern, noch bei den Empfängern. Daher möchte ich hier mal die 3 Punkte nennen, die bei der Nutzung von Online-Rechnungen zu beachten sind. Es handelt sich im Informationen, welche ich mir zusammengegoogelt habe. Es möglich, dass diese Informationen nicht vollständig oder richtig sind. Bitte fragen Sie im Zweifel den Steuerberater oder das Finanzamt!



1. Bei Rechnungen mit „qualifizierter Signatur“ muss die Gültigkeit der der Signatur geprüft und protokolliert(!) werden.


Bei den beiden Seiten im Link kann man die Rechnung (i.d.R. eine PDF-Datei) und, wenn vorhanden, eine separate Signatur per Webformular hochladen und prüfen lassen. Man erhält als Ergebnis ein Prüfprotokoll als PDF für das Archiv. Diese Maßnahme ist sehr sinnvoll, weil Sie damit prüfen können (und müssen!), ob die Rechnung dem geltenden Recht entspricht.
Die Signatur ist häufig in die PDF-Rechnung eingebettet und liegt nicht als extra Datei dabei. Jede Änderung oder sogar nur die erneute Speicherung ohne Änderung macht die Signatur ungültig. Davon nicht betroffen ist die Änderung des Dateinamens. Im Zweifelsfall einfach neu prüfen lassen.

Links:
Global eSign Test
Signature - Check - Signature Check



2. Bei Rechnungen mit „qualifizierter Signatur“ müssen die Dateien(!) (Rechnung, Signatur und Prüf-Protokoll) genau wie Papier-Rechnungen 10 Jahre lang aufgehoben werden.


Das ist notwendig, da man eine Signatur nur an der Original-Datei prüfen kann. Die Aufbewahrungspflicht für die Buchhaltungsunterlagen ist 10 Jahre und gilt damit auch für die Dateien.
ACHTUNG: Hier gibt es aber das erste Problem! Wenn Sie die Dateien auf übliche Datenträger speichern, kann eine zehnjährige Lesbarkeit der Daten nicht sichergestellt werden! CDs sind u.U. schon nach wenigen Jahren nicht mehr zu lesen. Bei DVDs hat man einen Datenverlust schon nach teilweise einem halben Jahr beobachtet. USB-Sticks halten die Daten auch nur etwa 5 Jahre. Die Hersteller behaupten zwar eine Datensicherheit von 10 Jahren, aber in der Praxis sieht es eher schlechter aus (das ist so, wie mit den Verbrauchsangaben der Hersteller beim Auto).

Links:
Archivalia: Haltbarkeit von CDs und DVDs
CD / DVD / USB-Stick Produktionen, Medienverpackungen... - Langzeitarchivierung
heise online - US-Forscher kämpfen gegen digitale Vergesslichkeit
Deutschlandfunk - Forschung Aktuell - Verfallsdatum unklar

Die einzigen Datenträger die – wenn überhaupt – infrage kommen, wären DVD-RAM und MODs (Magneto Optical Disc). Diese Datenträger sind speziell für Archivierung konzipiert und konstruiert. Die CD wurde ursprünglich für die Musik geschaffen. Auf ihr sollten die Messwerte einer Tonschwingung gespeichert werden. Ist einer der Messwerte nicht mehr lesbar, so kann er praktisch unhörbar interpoliert werden, da ein fehlender Wert einer Kurve mit einer hohen Wahrscheinlichkeit an einer bestimmten Stelle liegt. Ist die CD aber mit Daten gefüllt, kann bereits das Fehlen eines einzigen Bits zu unlesbaren Daten führen. Deswegen hat man bei der DVD-RAM und bei den MO-Medien ein Defektmanagement eingebaut, was die Datensicherheit erheblich erhöht. Insider wissen, dass die DVD-RAM erheblich Datensicherer ist, als CDs oder DVD±R.

Links:
DVD-RAM - Wikipedia
Magneto Optical Disk - Wikipedia

Bleibt noch anzumerken, dass die MOD leider wegen zu geringer Nachfrage eingestellt wird. Es bleibt als einziges sicheres Format die DVD-RAM.

Link:
Absturz eines Hoffnungsträgers



3. Die Dateien müssen für eine Prüfung jederzeit verfügbar gemacht werden können.


Hier ist eigentlich nur zu beachten, dass bei Speicherung auf eine MO-Disc ein Laufwerk verfügbar sein muss. Hat man nur eines und das geht gerade am Tage der Prüfung kaputt, dann dauert kann es sein, dass man keines mehr kaufen kann. Es empfiehlt sich daher ein zweites Laufwerk in Reserve zu haben und ggf. auf einen anderen Datenträger eines anderen Speicher-Systems umzukopieren.



Anmerkungen


bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 100,– Euro, steht Ihnen auch ohne Signatur der Vorsteueranspruch zu.
Link:
Bei Online-Telefonrechnungen droht der Verlust der Vorsteuer

Übrigens: Beachten Sie die Forderungen nach der „qualifizierten Signatur“ und der damit verbundenen Pflichten nach Speicherung nicht, dann kann es böse enden. Im harmlosen Falle wird Ihnen bei einer Prüfung der Vorsteuerabzug für die infrage kommenden Rechnungen aberkannt und Ihnen drohen empfindliche Nachzahlungen. Möglicherweise können Sie auch wegen Steuerhinterziehung bestraft werden. Daher hier ein Tipp eines Juristen (Link): Anwalt Berlin: Warnung vor unsignierten Rechnungen im PDF-Format
Noch ein Hinweis: Da die Signatur auf Kryptographischen Verfahren beruht, und diese Verfahren in einigen Ländern bei Strafe verboten sind, nehmen Sie Ihre Rechnungen nicht mit ins Ausland und lassen Sie sich diese Rechnungen auch nicht ins Ausland senden. ;-)

Für weitere Hinweise und Informationen zu diesem Thema bin ich immer dankbar. Bitte teilen Sie mir doch mit, wie Sie mit diesem Thema umgehen. Haben Sie Online-Rechnungen? Wie archivieren Sie sie? Was sind Ihre Erfahrungen?
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Ich werde weiter recherchieren und den Artikel bei neuem Erkenntnisstand anpassen.



Text: © Gerhard A. E. Uhlhorn, Olenland 96, 22415 Hamburg, Germany(MTpAvHU1gFJR6gmtvcb4)